BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang Masalah.
Di dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegaratidak lepas dari berbagai kegiatan berorganisasi. Oleh
karena organisasi merupakan suatu kerangka hubungan yang terstruktur, dimana
didalamnya terdapat kewenangan, tanggung jawab dan juga pembagian tugas yang
jelas untuk melaksanakan fungsi - fungsi organisasi itu sendiri yang
berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya secara terkoordinasi. Istilah
lain dari hubungan yang terstruktur ini adalah hirarki hal ini terjadi akibat
adanya pimpinan yang mengendalikan jalannya proses kegiatan dan juga bawahan
sebagai unsur pelaksana kegiatan serta hubungan yang terjadi diantara mereka.
Adanya hubungan seperti ini, lebih
jauh pandangan klasik tentang organisasi oleh Weber (dalam Thoha,1992),
mengatakan bahwa organisasai adalah suatu tata hubungan sosial yang dihubungkan
dan dibatasi oleh aturan - aturan . Aturan-aturan ini sejauh mungkin dapat
memaksa seseorang untuk melakukan aktivitas sebagai suatu fungsi yang konsisten
baik yang dilakukan oleh pimpinan maupun oleh pegawai-pegawai administrasi
lainnya.”
Dari konsep dasar yang dituangkapkan
oleh Mac. Weber, bahwa organisasi atau kelompok kerjasama memiliki unsur
sebagai berikut:
1. Organisasi
merupakan tata hubungan sosial, dalam hal ini seseorang melakukan proses
interaksi esamanya didalam organisasi tersebut.
2. Organisasi
merupakan batasan-batasan tertentu. Dengan demikian, seseorang yang melakukan
hubungan interaksi dengan lainnya tidak atas kemauan sendiri. Mereka di batasi
aturan-aturan tertentu.
3. Organisasi
Merupakan suatu kumpulan tata aturan, yang bisa membedakan suatu organisasi
dengan kumpulan kemasyarakatan. Tata aturan ini menyusun proses interaksi
diantara orang-orang yang bekerja sama di dalamnya, sehingga interaksi tersebut
tidak muncul begitu saja.
4. Organisasai
merupakan suatu kerangka hubungan berstruktur yang didalamnya berisi wewenang,
tanggung jawab dan pembagian kerja untuk menjalankan sesuatu fungsi tertentu.
Dalam hal ini Weber menekankan bahwa
peranan seseorang yang berada di dalam organisasi harus selalu bekerjasama,
diantaranya ada sebagian anggota harus memberikan informasi dan diberi
informasi, atau dimotivasi dan memotivasi dan sebagian lainnya membuat
keputusan.
Di lain pihak Koontz & O∙Donnel
(1972) mengemukakan bahwa organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang dan
dimaksudkan untuk mencapai koordinasi struktural, baik secara vertikal maupun
secara horizontal, diantara posisi-posisi yang telah diserahi tugas khusus yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Oleh karena tujuan suatu organisasi
adalah keadaan atau out put yang di kehendaki pada masa yang akan datang,
senantiasa menjadi target organisasi untuk dapat direalisasikan. Didalam
merealisasikan tujuan organisasi tersebut maka prinsip-prinsip efisiensi dan
efektivitas menjadi sesuatu yang mutlak harus diperhatikan.
Seperti apa
yang telah diungkapkan diatas, bahwa organisasi dibangun agar menjadi unit
sosial yang paling efisien dan efektif, oleh karena efektivitas sebuah
organisasi dapat diukur sejauh mana organisasi mampu untuk merealisasikan
tujuannya, sedangkan efisiensi organisasi dapat dilihat dari volume sumber daya
yang dipergunakan dalam rangka menghasilkan barang atau jasa (out put).
Pada
umumnya disetiap organisasi apapun bentuknya sudah pasti memiliki: misi, tujuan,
sasaran, tugas-tugas serta pembagian tugas secara jelas dan tegas sesuai dengan
fungsinya. Dalam konteks pembagian tugas dan fungsi di dalam organisasi maka
tugas dan fungsi menyajikan informasi sangat memegang peranan dalam rangka
mencapai tujuan atau sasaran daripada sistem informasi. Sistem Informasi
memiliki beberapa sasaran diantaranya sebagai pendukung perencanaan, sebagai
pendukung pengendalian dan sebagai pendukung pengambilan keputusan.
Untuk itu
diperlukan sistem informasi yang dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi.
Sistem informasi yang dimaksudkan disini adalah sistem informasi formal. Sistem
informasi formal yang sering di terapkan dalam organisasi formal (pemerintah),
terdiri dari suatu sistem informasi yang terstruktur. Sistem informasi yang
terstruktur ini selalu tersedia pada setiap bidang pekerjaan yang dilakukan
seseorang dalam berbagai tingkatan.
Informasi –
informasi yang dibutuhkan oleh organisasi adalah informasi yang telah diolah
dengan berbagai sistem yang dimaksudkan untuk dapat membantu para
manajer/pimpinan dalam pengambilan keputusan sehingga tujuan organisasi dapat
dicapai lebih efesien. Oleh karena kebutuhan informasi itu tergantung dari
kegiatan organisasi dari berbagai tingkatan manajemen. Dan bila dilihat dari
fungsi organisasi, maka suatu sistem informasi manajemen berada pada setiap
kelompok kegiatan pada sebuah
organisasi.
Dilihat dari perkembangan aktivitas
pemerintahan sebagai konskuensi dari semakin banyaknya urusan yang diserahkan
kepada daerah oleh pemerintah pusat tentu saja pengelolaan manajemen
pemerintahan secara propesional merupakan kebutuhan yang sangat mendesak. Hal
ini mutlak harus dilaksanakan , karena mengacu pada UU No. 23 tahun 2014
tentang pemerintah daerah menyebutkan :
(1). Pemerintah daerah
menyelenggarakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangannya, kecuali urusan
pemerintah yang oleh undang-undang ini ditentukan menjadi urusan pemerintah.
(2).Dalam menyelenggarakan urusan
pemerintah yang menjadi kewenangan sebagaimana dimaksud ayat (1), pemerintah
daerah menjalankakan otonomi seluas-luasnya untuk mengatur dan mengurus sendiri
urusan pemerintahan berdasarkan asas
otonomi dan tugas pembantuan.
(3).Urusan pemerintah yang menjadi urusan
pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi :
a.
Politik
luar negeri.
b.
Pertahanan.
c.
Keamanan.
d.
Yustisi.
e.
Moneter
dan fiskal nasional, dan
f.
Agama.
adanya penyerahan kewenangan menjadi
urusan rumah tangga daerah berdasarkan
azas desentralisasiSebagai tindak lanjut daripada ketentuan ini, maka di daerah
perlu difokuskan pada konseptualisasi ulang pemerintahan untuk mendifinisikan
kembali peran pemerintah (reinventing
government) dalam tata kelola pemerintahan yang bertujuan untuk membuat
pemerintahan yang lebih efektif dan memanfaatkan teknologi untuk memberikan
pelayanan yang lebih baik dengan biaya yang lebih murah.
Dengan adanya penyerahan kewenangan
menjadi urusan rumah tangga daerah berdasarkan azas desentralisasi, dengan
sendirinya untuk memanege urusan- urusan
pemerintahan tersebut maka diperlukan unit-unit kerja yang propesional. Dengan
demikian seluruh kegiatan ini memerlukan sistem informasi manajemen
pemerintahan yang dapat membantu
pimpinan dalam pengambilan keputusann yang tepat.
Suatu Sistem informasi manajemen
tidak hanya merupakan serangkaian gagasan konsep, tetapi sistem informasi
manajemen juga merupakan sistem operasional yang melaksanakan bermacam-macam
fungsi organisasi untuk menghasilkan keluaran (out put) yang bermanfaat bagi
proses pelaksanaan kegiatan secara integral di dalam organisasi.
Oleh karena itu berhasil tidaknya
tujuan organisasi secara berdayaguna dan berhasilguna ( efektivitas organisasi
), akan sangat tergantung dari pada sistem informasi manajemen yang tersedia.
Dalam kaitannya dengan pencapaian
tujuan organisasi yang telah berdayaguna
dan berhasilguna, maka perencanaan sistem informasi manajemen pemerintahan,
menjadi salah satu program kerja pemerintahan yang telah dituangkan dalam UU No
23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
yang secara spesifik disebutkan dalam pasal 391, tentang Informasi
Pemerintah Daerah yakni :
(1). Pemerintah Daerah wajib menyediakan
informasi pemerintah daerah yang terdiri dari:
a.
Informasi
Pembangunan Daerah.
b.
Informasi
Keuangan Daerah.
(2).
Informasi pemerintah daerah sebagaimana di maksud pada ayat (1) di kelola dalam
suatu sistem informasi pemerintah daerah.
Dengan demikian Sistem Informasi Manajemen
yang di transformasikan kedalam sistem informasi pemerintah daerah, sangat
dibutuhkan didalam melakukan penataan kembali (reinventing government) struktur
pemerintahan khususnya di daerah.
Disamping pengelolaan sistem informasi
pemerintah daerah yang telah dituangkan di dalam undang-undang, juga
berdasarkan azas desentralisasi yang berfokus pada daerah maka masing-masing
daerah dapat mengembangkan sistem informasi manajemen yang bersinergi dengan
teknologi, dalam rangka meningkatkan daya saing daerah dan meningkatkan
pelayanan, baik di bidang kelembagaan, teknis administrasi untuk mencapai
efektivitas oragnisasi pemerintahan yang lebih baik.
Di Dinas Perhubungan Kota Denpasar
merupakan obyek penelitian, telah melaksanakan perbaikan organisasi yang
terstruktur dan tertata rapi, sehingga
sistem dan prosedur informasi
administrasinya dapat berjalan dengan baik.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Denpasar
Nomor 26 Tahun 2011, tentang Pembentukan Organisasi Dinas Daerah Kota Denpasar, telah dilakukan
reformasi organisasi sesuai dengan kebutuhan pemerintahan dan pembangunan.
Berdasarkan hal – ha tersebut diatas maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dengan judul “Sistem Informasi Manajemen pada Sekretariat Dinas
Perhubungan Kota Denpasar”.
1.2 Rumusan Masalah.
1.2 Rumusan Masalah.
Masalah harus dirumuskan terlebih
dahulu sebelum penelitian dilaksanakan, Pada daarnya masalah merupakan
kesenjangan/perbedaan antara harapan dan kenyataan atau kesenjangan antara yang
seharusnya dengan senyatanya.
Menurut Winarno Surachmad (1985:33),
“ Problem atau masalah adalah setiap kesulitan yang menggerakkan manusia untuk
memecahkannya, masalah harus dirasakan sebagai suatu rintangan yang mesti
dicari pemecahannya” Sedangkan menurut Husein Umar (2005:8) mengungkapkan “ Masalah sebagai
suatu situasi dimana suatu fakta yang terjadi sudah menyimpang dari batas-batas
toleransi dari sesuatu yang diharapkan.
Berdasarkan uraian pada latar
belakang masalahnya bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dilakukan pada
suatu unit kerja sebagai sarana untuk mencapai efektivitas dalam rangka menunjang pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan latar belakang masalah
dan pengertian masalah diatas, maka dapat dikemukakan rumusan masalah makalah
ini, yaitu :
1. Apakah
Yang Dimaksud Sistem Informasi Manajemen
2. Bagaimanakah
Sistim Informasi Manajemen pada sekretariat Dinas Perhubungan Kota Denpasar
3. Bagimanakah
peran penting Sistem Informasi manajemen dalam pelaksanaan tugas-tugas di Dinas
Perhubungan Kota Denpasar.
1.3 Tujuan dan
Kegunan Penelitian.
Tujuan Penulisan makalah adalah
sasaran akhir yang ingin dicapai dalam suatu penelitian. Berdasarkan pada
rumusan masalah tersebut diatas, maka sasaran yang ingin dicapai pada
penelitian ini adalah untuk mengetahui :
1. Pengertian
dari Sistem Informasi Manajemen.
2. Bagaimana
Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen pada Sekretariat Dinas Perhubungan Kota
Denpasar.
3. Peran
Penting Sistem Informasi Manajemen dalam pelaksanaan tugas-tugas di Dinas
Perhubungan Kota Denpasar.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Landasan teori
Dalam
penelitian ini, teori yang diungkapkan hanya terkait dengan variable
penelitian, yaitu : sistem informasi manajemen, pengambilan keputusan dan
efektivitas organisasi, serta konsep-konsep lain yang erat hubunganya dengan
variable penelitian.
2.1.1
Sistem Informasi Manajemen,
a. Sistem.
Menurut Elias M. Awad (1979:9) dalam bukunya yang
berjudul System Analysis and Design, menyatakan bahwa “sistem adalah : hubungan
fungsional yang terorganisasi/teratur, yang berlangsung di antara bagian-bagian
atau elemen”.
Sedangkan menurut Bonita J. Campbel
(1979:12) dalam bukunya Understanding
Information System Foundation For Control menyebutkan bahwa sistem adalah : “sehimpunan
bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan dan secara
bersama-sama berfungsi atau bergerak untuk mencapai suatu tujuan”.
Berdasarkan
dua difinisi sistem tersebut diatas ternyata terjadi hubungan terorganisasi
antara komponen yang satu dengan komponen yang lain yang masih berada dalam
satu sistem tersebut, yang menurut Ronald G. Havelock (1979:11) yang dimaksud
saling berhubungan terorganisasi adalah :
“Seperangkat komponen yang saling
mempengaruhi, dalam rangka mencapai keseimbangan, interdependensi, atau
kesatuan, jadi sistem akan selalu bergerak kearah keseimbangan dan menjaga ketergantungan
bagian-bagiannya satu sama lain, dalam rangka mempertahankan kesatupaduannya”.
Dilain pihak pendapat dari
Shuterland (1975)(Hartono:2013:12) mengatakan sistem adalah : “Sistem yang ada
di dunia nyata ini adalah sangat tergantung pada kejadian-kejadian atau prilaku
pihak-pihak diluar, sehingga keberadaanya atau pertumbuhannya tergantung pada
interaksi yang terus menerus dengan faktor-faktor lingkungan”.
Dari
pendapat para ahli tersebut diatas, sebuah sistem sangat sulit untuk dipahami karena
merupakan entitas yang rumit, untuk memudahkan mempelajarinya Shuterland
menambahkan :
“Sebuah sistem dapat dilihat sebagai
suatu rangkaian sebab akibat yang berurutan, dimana masukan yang mengalir
ditangkap dan masuk kedalam sistem, lalu
diolah dan diubah menjadi keluaran yang mengalir keluar melalui sejumlah
proses. Ia menamai model semacam ini dinamai model semacam ini sebagai model “ black
box “ keluaran akan mempengaruhi lingkungan, sehingga terjadi
perubahan-perubahan lingkungan akan merupakan umpan balik (feedback), yang
kemudian ditangkap lagi oleh sistem sebagai masukan baru, dan demikian
seterusnya.
b.
Informasi.
Menurut Henry
C.Lucas (1994:134) dalam bukunya Information Concepts For Managemenmengungkapkan
informasi adalah :
“The
interpretation of data to people meaning by an individual”( data yang telah
ditafsirkan agar memberikan makna tertentu bagi seseorang )
Sedangkan (Eti Rochaety :2013:5) memberikan definisi
informasi sebagai berikut : “Informasi
adalah data yang telah diolah menjadi
suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan memiliki nilai bagi pengambilan
keputusan saat ini atau masa yang akan dating”
Dilain pihak Lippeveld, Sauerborn, dan Bodart (2013:15)
medifinisikan informasi sebagai “a
meaningful collection of facts or data “ (Sehimpunan fakta atau data yang
memiliki makna).
Dari beberapa difinisi
para ahli tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah
data yang telah dikumpulkan, kemudian disimpan dan ditransformasikan menjadi
informasi dilakukan dalam sebuah sistem, dimana data yang merupakan masukan
kemudian diolah atau diproses oleh sistem menjadi keluaran (output) yang berupa
informasi, lebih jauh Lippeveld, Sauerborn dan Bodart (2013:16) mengatakan
bahwa : “Dengan diolahnya data menjadi informasi, maka data yang semulanya
memiliki kegunaan yang terbatas, lalu menjadi lebih luas kegunaan atau
fungsinya sebagai informasi”
Selanjutnya Lippeveld, Sauerborn dan
Bodart (2013:17) menambahkan bahwa ada delapan kriteria yang dapat digunakan
untuk menentukan nilai dari suatu informasi :
1. Relevansi,
Informasi disediakan atau disajikan untuk digunakan. Oleh karena itu, informasi
yang bernilai tinggi adalah yang relevan dengan kebutuhan, yaitu untuk apa
informasi itu akan digunakan.
2. Kelengkapan
dan keluasan, Informasi akan bernilai semakin tinggi,
jika tersaji secara lengkap dalam cakupan yang luas. Informasi yang
sepotong-sepotong, apalagi tidak tersusun sistematis, tentu tidak akan banyak
artinya, demikian pun bila informasi itu hanya mencakup area yang sempit dari
suatu permasalahan.
3. Kebenaran,
Kebenaran informasi ditentukan oleh validasi atau dapat dibuktikan. Informasi
berasal dari data, dan data adalah fakta. Informasi yang bernilai tinggi adalah
informasi yang benar-benar berasasal dari fakta, bukan opini atau ilusi.
4. Terukur,
Informasi
berasal dari data atau hasil pengukuran dan pencatatan terhadap fakta. Jadi
informasi yang bernilai tinggi adalah informasi yang jika dilacak kembali
kepada datanya, data tersebut dapat diukur sesuai faktanya.
5. Keakuratan,
Informasi
berasal dari data atau hasil pengukuran
dan pencatatan terhadap pakta.
Oleh karena itu kecermatan dalam
mengukur dan mencatat fakta akan menentukan
keakuratan data dan nilai dari
informasi yang dihasilkan.
6. Kejelasan,
Informasi dapat disajikan dalam berbagai bentuk teks, table, grafik, chart, dan
lain lain. Namun apapun bentuk yang dipilih, yang penting adalah menjadikan
pemakai mudah memahami maknaya. Oleh sebab itu, selain bentuk penyajiannya
harus benar, juga harus diperhatikan kemampuan pemakai dalam memahaminya.
7. Keluwesan,
Informasi
yang baik adalah yang mudah diubah-ubah bentuk penyajiannya sesuai dengan
kebutuhan dan situasi yang dihadapi.
c.
Manajemen.
Menurut H. Malayu SP. Hasibuan (2001:7) Manajemen
adalah :”Ilmu dan seni mengatur proses pemanpaatan sumber daya manusia dan
sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.”
Sedangkan menurut Harold Koontz dan Cyril O’ Donnel (2001:2)
mendifinisikan sebagai berikut : “Manajemen adalah Usaha mencapai tujuan
tertentu melalui kegiatan orang lain. dengan demikian manajer mengadakan
koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, penempatan, pengarahan dan penegendalian”.
Dilain pihak Henry Fayol (2001:8)
dalam bukunya “ General and Industrial
Management “ mengatakan :
Beberapa
azas yang praktis dan sederhana yang dapat digunakan dalam menjalankan
pekerjaan seorang manajer, dengan mengembangkan pandangan-pandangan tentang
manajemen sebaga suatu hal yang terdiri dari : fungsi-fungsi Planing,
organizing, coordinating, commanding dan controlling (POC3)
Lebih jauh Henry Fayol mengungkapkan
bahwa ada beberapa azas umum (general principles of management)
manajemen yang harus dilakukan pada sebuah organisasi meliputi :
a. Devision
of Work, Azas ini sangat penting karena adanya limit factor,
artinya adanya keterbatasn –keterbatasan manusia dalam mengerjakan semua
pekerjaan yaitu :
1. Keterbatasan
waktu.
2. Keterbatasan
pengetahuan.
3. Keterbatasan
kemampuan.
4. Keterbatasn
perhatian.
Keterbatasn-keterbatasan
ini mengharuskan diadakanya pembagian pekerjaan. Tujuannya untuk memperoleh
efisiensi organisasi dan pembagain kerja yang spesialisasi sangat diperlukan,
baik pada bidang teknis maupun pada
bidang kepemimpinan.
Asas pembagian kerja ini mutlak harus
diadakan pada setiap organisasi karena tanpa pembagian kerja berarti tidak ada
organisasi dan kerjasama diantara anggotanya. Dengan pembagian kerja maka daya
guna dan hasil guna organisasi dapat ditingkatkan demi tercapainya tujuan.
b. Authority
and Respobility (wewenang dan tanggung jawab).
Menurut asas ini perlu adanya
pembagian wewenang dan tanggung jawab antara atasan dan bawahan, wewenang harus
seimbang dengan tanggung jawab, wewenang (authority) menimbulkan “hak”
sedangkan tanggung jawab menimbulkan “kewajiban”.
Hak dan kewjiban menyebabkan adanya interaksi atau komunikasi antara atasan dan
bawahan.
c. Discipline.Menurut
asas ini, hendaknya semua perjanjian, peraturan yang telah ditetapkan, dan
perintah atasan harus dihormati, dipatuhi, serta dilaksanakan sepenuhnya.
d. Unity
of Comando( kesatuan perintah).
Menurut asas ini hendaknya setiap bawahan
hanya menerima perintah dari seorang atasan dan bertanggung jawab hanya kepada
seorang atasan pula. Tetapi seorang atasan dapat memberi perintah kepada
beberapa orang bawahan, asas kesatuan perintah ini perlu, karena jika seorang
bawahan diperintah oleh beberapa orang atasan maka ia akan bingung.
e. Unity
of Direction (kesatuan jurusan dan arah).
Setiap orang (sekelompok) bawahan hanya
mempunyai satu rencana, satu tujuan, satu perintah, dan satu arahan, supaya
terwujudkesatuan arah, kesatuan gerak, dan kesatuan tindakan menuju sasaran
yang sama. Unity of commando berhubungan dengan karyawan, sedangkan unity of
dirction bersangkutan dengan seluruh perusahaan.
f. Subordination
of Individual Interes into General Interest (asas kepentingan
umum diatas kepentingan pribadi ).
Setiap orang dalam organisasi harus
mengutamakan kepentingan bersama (organisasi), diatas kepentingan pribadi.
Misalnya pekerjaan kantorsehari-hari harus diutamakan daripada pekerjaan
sendiri
g. Remuneration
of personnel ( asas pembagian gaji yang wajar ).Menurut
asas ini, hendaknya gaji dan jaminan-jaminan sosial harus adil, wajar dan
seimbang dengan kebutuhan, sehingga memberikan kepuasan yang maksimal baik bagi
karyawan maupun majikan.
h. Centralization
(asas pemusatan wewenang).
Setiap organisasi harus mempunyai pusat
wewenang, artinya wewenang dipusatkan atau dibagi-bagi tanpa mengabaikan
situasi – situasi khas yang akan memberikan hasil keseluruhan yang memuaskan.
Centralization ini sifatnya dalam arti relative, bukan absolute (mutlak).
i.
Scalar of Chain(
hirarki atau rantai berkala).
Saluran perintah atau wewenang yang
mengalir dari atas ke bawah hraus merupakan mata rantai vertical yang jelas,
tidak terputus, dan dengan jarak terpendek. Maksudnya perintah harus berjenjang
dari jabatan tertinggi ke jabatan terrendah dengan cara yang berurutan.
j.
Order (asas keteraturan ).
Asas ini dibagi atas material order dan
social order, artinya keteraturan dan ketertiban dalam penempatan barang-barang
dan karyawan. Mterial order artinya barang-barang atau alat –alat organisasi
perusahaan harus ditempatkan pada tempat yang sebenarnya. Sosial order artinya
penempatan karyawan harus sesuai dengan keahlian atau bidang spesialisnya.
k.
Equity (asas
keadilan).Pemimpin harus berlaku adil terhadap semua karyawan dalam pemberian
gaji dan jaminan sosial,. Pekerjaan dan hukuman. Perlakuan yang adil akan
mendororng bawahan mematuhi perintah-perintah atasan dan gaerah kerja, jika tidak adil bawahan
akan malas dan cendrung mnyepelekan tugas-tugas dan perintah atasannya.
l.
Initiative (asasinisiatif).Menurut
asas ini, seorang pemimpin harus memberikan dorongan dan kesempatan kepada
bawahannya untuk berinisiatif, dengan memberikan kebebasan agar bawahan secara
aktif memikirkan dan menyelesaikan sendiri tugas-tugasnya.
m. Esprit
de Corp( asas kesatuan ).
Menurut asas ini, kesatuan kelompok harus
dikembangkan dan dibina melalui sistem komunikasi yang baik, sehingga terwujud
kekompakan kerja (team work ) dan timbul keinginan untuk mencapai hasil yang
baik. Pimpinan perusahaan harus membina
para bawahannya sedemikian rupa, supaya karyawan merasa ikut memiliki
perusahaan itu.
n. Stability
of Turn over of Personnel( kestabilan jabatan karyawan
).Pimpinan perusahaan harus berusaha agar mutasi dan keluar masuknya karyawan
tidak terlalu sering, karena akan mengakibatkan
ketidakstabilan organisasi, biaya-biaya semakin besar, dan perusahaan
tidak mendapatkan karyawan yang berpengalaman. Pimpinan perusahaan harus
berusaha agar setiap karyawan betah bekerja sampai masa pensiun.
d. Sistem
Informasi Manajemen.
Berdasarkan pengertian dari masing masing
unsur tersebut diatas, maka keseluruhan unsur tersebut sehingga digabung
menjadi sistem informasi manajemen, maka selanjutnya akan dibahas teori – teori
tentang sistem informasi manajemen menurut para ahli :
Menurut Lucas (2013;20),
mendifinisikan sistem informasi manajemen sbb
A set of organized
procedures that, when executed, providers information to support decision making and control in the organization,
(seperangkat procedure yang tersusun dengan baik yang pada saat dijalankan,
menghasilkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan penegendalian
organisasi).
Sedangkan (Moekijat:1991:1) dalam bukunya “ Managemen
Information System “ menyatakan bahwa :”Tidak
ada persetujuan mengenai istilah “ sistem informasi manajemen”, Beberapa
pengarang lebih suka menggunakan istilah “ sistem pengolahan informasi” ,
sistem informasi/ keputusan” atau secara gampang “sistem informasi” untuk
menunjukan sistem pengolahan informasi yang menggunakan computer guna menunjang
operasi, manajemen dan fungsi, manajemen dan fungsi keputusan suatu organisasi.
Berdasarkan
difinisi yang telah diungkapkan oleh para ahli diatas maka dapat disimpulkan
bahwa sistem informasi manajemen merupakan sesuatu yang terdiri dari beraneka
ragam pendekatan ( multidimensi ) dan kajiannya pun harus berdasarkan
multidimensi, untuk selanjutnya Laudon & Laudon (2013:24) mengatakan : “Pendekatan
yang paling tepat untuk mengkaji sistem informasi manajemen adalah pendekatan
dengan pandangan sosioteknis, yaitu gabungan dari pendekatan teknis dengan
pendekatan prilaku”.
Lebih jauh Laudon & laudon (2013:24) dalam bukunya “
Manajemen Information System “ mengungkapkan bahwa adanya empat dimensi dari
sistem informasi manajemen yaitu sebagai berikut :
1. Dimensi
Keahlian, jika kita berbicara tentang sistem informasi manajemen dari dimensi
keahlian, maka dapat dikatakan bahwa untuk menyelenggarankan sebuah sistem
informasi manajemen dibutuhkan dua bidang keahlian yaitu : (1) keahlian sistem
informasi, dan (2) keahlian teknologi khususnya computer dengan
perlengkapannya. Keahlian Sistem Informasi dibutuhkan karena untuk
menyelenggarakan sebuah Sistem Informasi Manajemen diperlukan orang-orang yang
mampu mengidentifikasi kebutuhan informasi, merancang (mendesain) sistem informasi menyusun rencana induk dan
rencana-rencana tindak lanjut yang diperlukan, mengelola dan memimpin sistem
informasi, serta memantau dan mengevaluasi kinerja sistem informasi. Sedangkan
keahlian computer dan kelengkapannya dibutuhkan karena saat ini kedepan, demi
efektivitas dan efisiensi. Sistem Informasi Manajemen harus dikelola dengan
memanfaatkan teknologi computer.
2. Dimensi
Oerganisasi, Sistem informasi Manajemen adalah bagian
integral (tak terpisahkan) dari organisasi, hampir semua organisasi/ perusahaan
memiliki sesuatu yang sama, yaitu mereka harus mengumpulkan informasinya dan
menganalisanya serta mengambil tindakan atas dasar penafsiran terhadap informasi, suatu sistem informasi
tidak dapat beroperasi sendiri melainkan harus menjadi bagian tak terpisahkan
dari sistem dimana ia berada.
3. Dimensi
Manajemen, Jelas bahwa pembahasan tentang sistem informasi
manajemen tidak mungkin terlepas dari pembahasan tentang manajemen.Dari urain-uraian terdahulu
sudah tergambar bahwa kinerja Sistem Informasi Manajemen sebenarnya diukur
dengan seberapa besar penggunaan keluarannya (yaitu informasi) oleh dan untuk
kepentingan manajemen.
4. Dimensi
Teknologi, Dari dimensi teknologi, khususnys
teknologi computer dan kelengkapanya, pembahasan tentang sistem informasi
manajemen menyangkut pembahasan tentang teknologinya sendiri dan tentang
perangkatnya. Tentang teknologi, pembahasan berkisar pada uraian mengenai
teknologi manajemen data serta teknologi telekomunikasi dan jaringan teknologi
manajmen data mencakup mencakup pengorganisasian data kedalam berkas (file),
dan pangkalan data (data base) perancangan dan pengelolaan pangkalan data,
serta penyajian data dan informasi.
Sehubungan
dengan hal tersebut, maka tujuan
daripada Sistem Informasi Manajemen adalah menyajikan informasi untuk
pengambilan keputusan pada tingkat perencanaan, pemerakarsaan,
pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi sub sistem suatu perusahaan dan
menjalin sinergi organisasi pada proses.
Oleh Karena itu dijelaskan
bahwa Sistem Informasi Manajemen dalam
sebuah organisasi memiliki kedudukan yang sangat penting dalam rangka
efektivitas organisasi.
Dari uraian
diatas maka Lippeveld, Saurborn, dan Bodart (2013:22) memberikan batasan umum
tentang peranan Sistem Informasi manajemen dalam sebuah organisasi yaitu : “Suatu
Sisten Informasi tidak dapat dapat beroperasi sendiri, melainkan harus menjadi
bagian tak terpisahkan dari sistem dimana ia berada, hal ini berimplikasi bahwa
keberadaan dan kehidupan sebuah sistem informasi manajemen sangat dipengaruhi
oleh unsur-unsur kunci dari perusahaan, yaitu kebijakn perusahaan, sumber daya
manusia, struktur organisasi, proses bisnis serta politik dan budaya
perusahaan, sebaliknya sistem informasi manajemen juga dapat mempengaruhi
unsur-unsur kunci organisasi tersebut”.
Dengan
demikian akan semakin jelas, bahwa Sistem Informasi Manajemen sangat diperlukan
sebagai sarana atau mempermudah manajemen didalam pengambilan keputusan dalam
rangka pencapaian tujuan organisasi secara efesien dam efektif.
2.2. Peran Sistem Informasi Manajemen pada
organisasi (Dinas Perhubungan Kota Denpasar).
Berpatokan
pada Definisi Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang digunakan
untuk mengolah serta mengorganisasikan data dan informasi yang memiliki manfaat
dan berguna untuk mendukung pelaksanaan tugas atau kinerja dalam suatu
organisasi. Pengertian lain mengatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen
merupakan suatu sistem yang digunakan oleh suatu organisasi maupun perusahaan
untuk mengelola semua transaksi yang mendukung fungsi manajemen. Pengelolaan
transaksi ini dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Selain itu
penjelasan Sistem Informasi Manajemen juga dapat dijabarkan sebagai sistem
informasi yang menghasilkan output melalui masukan input dan berbagai proses lainnya.
Hasil dari proses tersebut digunakan untuk tujuan tertentu dalam kegiatan
manajemen organisasi atau perusahaan.
Sistem
Informasi manajemen biasa disebut dengan istilah SIM. Berbagai hasil dari
proses Sistem Informasi Manajemen digunakan sebagai bahan pertimbangan sebuah
organisasi dalam pengambilan keputusan. Penggunaan Sistem Informasi Manajemen
dalam setiap kegiatan ataupun tugas organisasi yang berhubungan dengan analisis
manajemen dapat dikerjakan lebih efisien.
Peran
teknologi, Sumber Daya Manusia dan komitmen organisasi sangat penting
dalam mendukung keberjalanan Sistem Informasi Manajemen. Oleh karena itu kita
dapat menyimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen sangat berguna bagi
keberjalanan fungsi manajemen, operasional dan pengambilan keputusan dalam
organisasi.
Sebagai contoh Sistem Informasi Manajemen
pada suatu oragnisasi yang berorientasi pada
pelayanan. Proses Sistem Informasi
Manajemen dapat mendukung organisasi dalam proses pelayanann. Aplikasi Sistem
Informasi Manajemen pada kasus ini dapat berhubungan dengan lini apapun. Mulai
dari komunikasi antar anggota organisasi, perhitungan retribusi dan pendapatan
asli Daerah, hingga database pelanggan.
2.3. Peran Penting Sistem Informasi
Manajemen Dalam Pelaksanaan Tugas-tugas Di Dinas Perhubungan Kota Denpasar.
Informasi adalah sangat penting
dalam sebuah organisasi untuk kelangsungan perkembangannya. Sehingga jika
sebuah organisasi kekurangan informasi atau bahkan informasi itu terlalu banyak
maka dapat mengakibatkan organisasi akan mengalami ketidak mampuan mengontrol
sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan
yang strategis akan sangat terganggu dan pada akhirnya akan mengalami kekalahan
dalam bersaing dalam lingkungan yang serba modern.
Pada
sebuah organisasi juga tentunya mengadakan beberapa pekerjaan yang bisa
menunjang pekerjaanya, misal saja mengadakan transaksi-transaksi yang harus
diolah setiap harinya, daftar gaji yang harus disiapkan, penerimaan yang harus
dibutuhkan. Semua contoh itu pastinya akan mengolah data-data yang diperlukan,
dalam hal ini komputer akan memudahkan manusia dalam bekerja untuk mengolah
data. Namun, dengan adanya sebuah sistem informasi akan lebih mempermudah
pengolahan tersebut, tentunya dengan menggunakan sistem informasi manajemen
yang tidak hanya bisa mengolah data, namun juga dapat memberikan informasi
kepada pihak manajemen secara mudah dan fleksibel, dan juga bagi pengambil
keputusan.
Dilihat dari pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara umum yang
dikenal oleh orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integreted)
untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan
pengambilan keputusan dalam sebuah bisnis (organisasi), maka menurut O'Brein
(2009) dapat disimpulkan bahwa peran SIM dalam operasional oranisasi ada
tiga, antara lain :
1. Menunjang kegiatan operasional organisasi (OPD)
2. Menunjang manajemen dalam
mengambil keputusan
3. Menunjang keungulan srtategi
kompetitif organisasi.
2.3.1 Menunjang
Kegiatan Operasional organisasi (Dinas
Perhubungan Kota Denpasar.
Peranan SIM untuk menunjang
kegiatan operasional dapat dibagi lagi menjadi beberapa proses lagi , antara
lain :
a. Transaction
Processing System (TPS)
Dalam proses TPS ini berkembang
dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin
menjadi sistem proses data elektronik. TPS ini digunakan untuk mencatat dan
memproses data hasil dari transaksi seperti penerimaan retribusi ,
Dan pada proses TPS ini akan menghasilkan beberapa informasi produk untuk
penggunakan internal dan eksternal, contoh :
- Pembuatan pernyataan konsumen
- Cek gaji karyawan
- Kuintasi penjualan
- Order pembelian
- Formulir pajak
- Rekening keuangan.
b. Process Control System (PCS)
Sistem informasi operasi secara
rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti
keputusan pengendalian penerimaan retribusi. Hal ini melibatkanvprocess control
system (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang
secara otomatis dibuat oleh komputer.
c. Office Automation System (OAS)
Tugas dari proses OAS adalah :
- Mengumpulkan data dan informasi
- Memproses data dan informasi
- Mengirim data dan informasi
BAB
III
PENUTUP
3.1
Simpulan
Berdasarkan hasil
penelitian dan pembahasan pada bab V diperoleh simpulan yaitu secara
keseluruhan Sistem Informasi Manajemen pada Dinas Perhubungan Kota Denpasar
Bila dilihat pemanfaatan Sistem
Informasi manajemen dari beberapa teori dan pernyataan yang ditunjukan dalam
penulisan makalah ini dengan hasil sangat baik ini membuktikan bahwa betapa
pentingnya eksistensi system informasi manajemen tersebut pada sebuah
organisasi sebagai bahan pertimbangan utama dalam pengambilan keputusan.
3.2
Saran.
Sesuai
dengan pembahasan dan simpulan yang telah diuraikan diatas maka pada kesempatan
yang istimewa ini ada beberapa saran yang dapat diungkapkan terkait dengan apa
yang telah peneliti evaluasi dari hasil penelitian yang telah dilakukan dengan variable penelitian, Untuk itu ada
beberapa saran diantaranya:
1. Didalam
merancang anggaran diharapkan distribusi anggaran dilakukan secara proporsional
baik Fisik maupun non fisik, sehingga dalam memperbaiki sistem informasi
manajemen memperoleh anggaran yang memadai.
2. Dalam
merancang sebuah sistem informasi manajemen yang unggul maka sangat diharapkan
adanya perhatian administrator untuk meningkatkan koneksitasnya dalam merancang
kegiatan pendataan (pangkalan data) sebagai akomodasi dasar untuk memperoleh
informasi yang akurat.
3. Terhadap
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pemegang kebijakan sangat diharapkan
berdasarkan fakta dan nilai, fakta berdasarkan informasi riil yang ada, nilai
memiliki tujuan yang jelas.
